Introduction

Je ne compte plus les réunions inutiles, les heures perdues et les échanges stériles. Avouez-le, vous aussi, vous avez assisté à des réunions qui auraient pu être un e-mail, des réunions sans ordre du jour, des réunions où personne n’était préparé ou des réunions mal conduites. Bref, tout le contraire de réunions productives.

Les réunions sont souvent l’occasion de partager des idées et de discuter de sujets importants, mais il est fréquent que nos plans et attentes ne se concrétisent pas dans la réalité. Pour mener des réunions productives, il est essentiel de préparer une structure solide qui permettra d’atteindre les objectifs fixés et de communiquer clairement avec les participants. Dans cet article, je vous présente un guide étape par étape pour préparer une structure de réunions productives et efficaces, basée sur mon expérience et mes observations, ainsi que quelques conseils pratiques.

Une communication efficace lors de réunions productives

La bonne communication ne consiste pas à forcer tout le monde à dire « oui » ou à vendre quelque chose à des personnes qui ne le souhaitent pas. Il s’agit plutôt de partager vos idées de manière claire pendant le temps imparti à la réunion. Pour y parvenir, il est essentiel de mettre en place une structure appropriée en fonction du temps disponible et des connaissances préalables des participants.

Participation ou organisation consciente

Il y a deux raisons principales pour lesquelles les réunions ont lieu : soit vous souhaitez présenter ou discuter d’un sujet avec quelques personnes, soit quelqu’un estime que votre participation à une conférence ou à une réunion est nécessaire ou utile. Chacune de ces raisons nécessite une stratégie de préparation différente.

Si vous êtes l’initiateur de la réunion

Commencez par vous poser la question : « Pourquoi cette réunion doit-elle avoir lieu ? » Il est important de reconnaître que les réunions prennent du temps et peuvent perturber le travail individuel des participants. Pour optimiser la situation, invitez uniquement les personnes dont le travail est directement lié au sujet principal de la réunion. Préparez et partagez l’ordre du jour à l’avance, en précisant les objectifs et les résultats attendus. Planifiez également les créneaux horaires en fonction du nombre de participants et de l’ordre du jour.

Si vous êtes invité en tant que participant

Demandez à l’avance l’ordre du jour et les objectifs de la réunion, au cas où ces informations ne vous seraient pas fournies. Clarifiez ce qui se passerait si vous ne pouviez pas participer et préparez votre plan de communication en fonction du temps qui vous est imparti. Renseignez-vous sur la documentation disponible concernant le sujet de la réunion afin d’avoir des connaissances préalables et de poser les bonnes questions.

Préparation du plan de communication

Avant de vous lancer dans la réunion, posez-vous quelques questions pour clarifier votre vision et votre objectif. Définissez ce que vous souhaitez obtenir en participant à cette réunion, comment vous en êtes arrivé à cette idée que vous souhaitez présenter, et pourquoi vous considérez que cette approche est meilleure que les autres. Si vous reconnaissez les points faibles de votre idée, réfléchissez à la stratégie à suivre lors de la réunion pour les aborder.

Conduite de la réunion

Pour assurer un bon déroulement et préparer une réunion productive, gardez à l’esprit les éléments suivants :

💡 Objectifs clairs et transparents

Commencez par exposer clairement les objectifs de la réunion et assurez-vous que tous les participants les comprennent.

🕓 Gestion efficace du temps

Fixez une durée pour chaque sujet de la réunion et respectez-la. Si un sujet prend plus de temps que prévu, envisagez de le reporter à une autre réunion ou d’envoyer un mémo ou un résumé de ce sujet.

Il est souvent inutile de prévoir des réunions longues. Fixer un meeting plus court, s’il est bien préparé, incitera les participants à plus d’efficacité.

💬 Encourager la participation

Favorisez un environnement inclusif où chacun se sent à l’aise pour partager ses idées. Posez des questions ouvertes et encouragez les participants à exprimer leurs opinions.

🧩 Structurer la présentation

Organisez votre présentation de manière logique et claire. Utilisez des supports visuels (le fameux PowerPoint, mais des outils plus dynamiques comme Prezi peuvent être plus efficaces et « engageants ») pour aider à la compréhension et pour illustrer vos points clés.

👥 Maintenir l’engagement des participants

Utilisez des questions pour maintenir l’implication des participants tout au long de la réunion. Encouragez-les à mettre en évidence les aspects qu’ils connaissent mieux que vous et à exprimer leurs attentes pour les diapositives ou les sujets à venir. Demandez-leur de participer activement en réagissant et en posant des questions pertinentes.

🌟 Gestion des contextes

Veillez à ce que tous les participants comprennent les mêmes concepts et termes utilisés lors de la réunion. Si nécessaire, fournissez des explications supplémentaires pour éviter les malentendus. De plus, soyez attentif aux émotions des utilisateurs et aidez les parties prenantes à comprendre l’impact émotionnel de votre proposition. Prêter attention aux réactions et aux remarques des participants est un point clé pour des réunions productives et efficaces.

Conclusion

Une communication efficace est essentielle pour mener des réunions productives. En préparant une structure solide et en utilisant des techniques de communication appropriées, vous pouvez maximiser l’efficacité de vos réunions quotidiennes. En gardant à l’esprit les conseils présentés dans cet article, vous serez en mesure de favoriser la participation active des participants et d’atteindre les objectifs fixés lors de vos prochaines réunions. Et, surtout, n’oubliez pas que certaines réunions peuvent tout à fait être un e-mail 😉